Отчет и дэшборд: для чего и когда применяются?

3 года назад

Отчет и дэшборд: для чего и когда применяются?

Слово «дэшборд» сегодня можно часто услышать в употреблении людей различных направлений деятельности, в том числе занимающихся бизнесом и веб-аналитикой. Само слово в переводе с английского языка означает информационная (интерактивная) панель. Панель генерирует в себе самую необходимую и важную информацию, которая может быть сгруппирована между собой по смыслу. Безусловно дэшборд является одним из инструментов, с помощью которого осуществляется управление компанией, он облегчает работу, ускоряет процесс достижения результатов.

Качественный дэшборд будет полезен для любого человека или компании, которые поставили пред собой цель управлять бизнесом с максимальной выгодой для себя. В хорошем дашборде содержится числовая информация, отображаемая в форме графиков и таблиц. Самая важная часть инфопанели - индикаторы, используемые для принятия окончательных решений. Эти показатели, связаны друг с другом и объединяются в тематические модули по наименования продуктов, отделов, процессов и т.д. В каждой смысловой группе пользователь найдет ответы на свои поисковые запросы. Если дэшборд не помещается в экранное пространство, то единая картина рассыпается (чтобы было понятнее, это все-равно что показывать презентацию по слайдам, половина которых не видна). Еще одним преимуществом борда является его интуитивная понятность - каждый блок отчета, каждый график или таблица визуально ясны для пользователя, нет необходимости в расшифровке и аналитической работе.

Не каждый дэшборд похож на отчет, и не каждый отчет похож на дэшборд.

Многие полагают что дэшборд – это отчет, вернее одна из его разновидностей, так как по многим параметрам они схожи, а значит взаимозаменяемы. На самом деле это не так. Попробуем разобраться в чем же разница.

Отчеты применяются в менеджменте и представляют собой многостраничные или одностраничные файлы, где расположена определенная текстовая или цифровая информация в виде информационных блоков и модулей. Если это организация широкого профиля деятельности с большим документооборотом, то, как правило, для отчетности используются файлы Excel, где много вкладок. Также отчетность бывает в виде презентаций, инфографики или иллюстраций с диаграммами.

Дэшборд представляет собой сгруппированный модуль, который состоит из различных смысловых подгрупп. Его основной задачей является предоставление полного ответа на вопросы в рамках конкретного бизнес-процесса. Часто дэшборды ассоциируют с Power BI, Tableau, Cognos, Qlik, Microstrategy – это так называемые би-системы, но они также могут быть выполнены в Excel. Основной отличительной чертой является регулярное обновление информации в инфопанеле. Этот процесс сравним с изменениями показателей на приборной панели автомобиля в момент его передвижения.  Бизнесмен сам определяет какое количество информации ему требуется для успешного управления, как часто ее обновлять (обычно за основу берутся еженедельные обновления).

Ответь на 5 вопросов и получи дэшборд!

Вопросы, ответы на которые помогут составить успешный дэшборд:

  1. Для кого составляется информационная панель? Это могут быть руководители высшего, среднего уровня, или подчиненные.
  2. Какие основные показатели важны для вашей целевой аудитории и какие данные требуются для определения этих показателей?
  3. На каких устройствах будет просматриваться инфоборд (телефон, планшет, рабочий стол) Будут ли печатные версии панели и нужна ли ее презентация?
  4. С какой периодичностью будет просматриваться инфопанель (каждый день, неделю, месяц)? Какие программные изменения нужны будут для этого?
  5. Зачем вашей целевой аудитории нужен дэшборд? Имеются ли какие-нибудь замещающие документы, например, отчеты или документы, способные заменить панель?

Много – не значит хорошо!

В заключении стоит отметить, что дэшборд не любит неточностей и переизбытка информации. Не нужно включать в него графики или тексты для вида, которые не актуальны. Следуйте простому правилу – вся информация которая показана на инфопанели должна быть точной, своевременной и полезной. Все ненужные декорации в виде таблиц и графиков убираются, остается только минимальное количество точных данных. Пять вышеперечисленных вопросов помогут вам в составлении правильного, рабочего дашборда.